مساعد تنفيذي لشؤون السفر — دبي

بصفتك مساعداً تنفيذياً لشؤون السفر في وكالة التوظيف المرموقة لدينا في دبي، ستلعب دوراً حيوياً في دعم مدرائنا التنفيذيين من خلال إدارة ترتيبات سفرهم وضمان سير العمليات بسلاسة. لا يقتصر هذا المنصب على الجوانب اللوجستية فحسب، بل يتعلق بتهيئة بيئة تمكّن قادتنا من التركيز على المبادرات الاستراتيجية بينما تتولى أنت إدارة التفاصيل. ستكون في قلب بيئة عملنا سريعة الوتيرة، حيث تحظى مهاراتك التنظيمية واهتمامك بالتفاصيل بتقدير كبير.

في هذا الدور، ستتاح لك الفرصة لتطوير مسيرتك المهنية ضمن قطاع المحاسبة، واكتساب رؤى حول الجوانب التشغيلية والاستراتيجية لأعمالنا. تعزز وكالتنا ثقافة التعلم والتطوير المستمر، مما يمنحك الفرصة لتعزيز مهاراتك من خلال برامج التدريب وفرص التوجيه. بانضمامك إلى فريقنا، لن تساهم فقط في نجاحنا، بل ستبني أيضاً شبكة مهنية قوية ستفيد مسيرتك المهنية على المدى الطويل.

علاوة على ذلك، صُمم منصب مساعد تنفيذي لشؤون السفر لأولئك الذين يتطلعون إلى إحداث تأثير ملموس. ستتعاون بشكل وثيق مع مختلف الأقسام، لضمان توافق جميع المهام المتعلقة بالسفر مع أهدافنا التنظيمية. ستكون قدرتك على التفكير النقدي والتكيف مع المواقف المتغيرة أمراً بالغ الأهمية أثناء تعاملك مع تعقيدات سفر التنفيذيين. إذا كنت شغوفاً بتقديم دعم استثنائي وتتوق لخوض تحديات جديدة، فهذا الدور مثالي لك.

المسؤوليات:

إدارة وتنسيق جميع ترتيبات السفر للتنفيذيين، بما في ذلك الرحلات الجوية، وأماكن الإقامة، ووسائل النقل، لضمان تجربة سفر سلسة تلبي جميع التفضيلات والمتطلبات.

إعداد جداول رحلات وبرامج سفر مفصلة، مع استخدام برامج إدارة السفر لتحسين الوقت والموارد بفعالية، مع الأخذ في الاعتبار الاضطرابات والطوارئ المحتملة.

الحفاظ على سجلات السفر وتحديثها، وضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة، وتقديم تقارير دقيقة عن نفقات السفر للمساعدة في إدارة الميزانية.

العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين ومقدمي خدمات السفر، والتفاوض على العقود وضمان الحصول على أفضل الأسعار والخدمات للمؤسسة.

المساعدة في تخطيط وتنظيم فعاليات واجتماعات الشركة، وتنسيق الخدمات اللوجستية، وتقديم الطعام، والدعم الفني لضمان التنفيذ الناجح.

التعامل مع الاستفسارات والمشكلات المتعلقة بالسفر على الفور، وإظهار مهارات ممتازة في حل المشكلات والحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية في جميع الاتصالات.

التعاون مع فرق الموارد البشرية والمالية لضمان الالتزام بسياسات السفر وأن جميع ترتيبات السفر تتماشى مع مزايا الموظفين وهياكل التعويضات.

التقييم المستمر لعمليات السفر وتحسينها، واقتراح حلول مبتكرة لتعزيز الكفاءة وتقليل التكاليف المرتبطة بالسفر.

دعم المديرين التنفيذيين في المهام الإدارية حسب الحاجة، بما في ذلك إدارة التقويمات، وإعداد التقارير، وتسهيل التواصل بين الإدارات لضمان التوافق حول الأولويات.

المهارات

مهارات تنظيمية استثنائية لإدارة جداول وبرامج السفر المعقدة بفعالية.

مهارات تواصل قوية، كتابية وشفوية، للتواصل مع المديرين التنفيذيين والشركاء الخارجيين.

إتقان برامج وأدوات إدارة السفر للحجز وإدارة جداول الرحلات.

القدرة على التفاوض بفعالية مع الموردين لتأمين أفضل ترتيبات السفر.

مهارات التفكير النقدي وحل المشكلات للتعامل مع التحديات المتعلقة بالسفر بشكل فوري.

الاهتمام بالتفاصيل لضمان الدقة في وثائق السفر والامتثال للأنظمة.

مهارات إدارة الوقت لتحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية الصارمة في بيئة عمل سريعة الوتيرة.