مساعد تنفيذي — دبي

نبذة عن MEFMA

جمعية الشرق الأوسط لإدارة المرافق (MEFMA) هي جمعية إقليمية مهنية غير ربحية يقع مقرها الرئيسي في دبي. وهي مكرسة لتطوير قطاع إدارة المرافق (FM) في جميع أنحاء الشرق الأوسط.

تدعم MEFMA القطاع من خلال مجموعة واسعة من الأنشطة، بما في ذلك:

· تنظيم فعاليات ومؤتمرات إدارة المرافق

· بناء وتقديم دورات تدريبية واختبارات مهنية في مجال إدارة المرافق

· نشر تقارير القطاع ومحتوى الفكر القيادي

· العمل كجمعية قائمة على العضوية لمحترفي وكيانات إدارة المرافق

تخدم MEFMA دول الشرق الأوسط وتعمل يومياً مع مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة في جميع أنحاء المنطقة. وعلى الرغم من نطاقها الإقليمي الواسع، تعمل MEFMA بفريق صغير مكون من 9 محترفين ذوي كفاءة عالية، حيث يلعب كل منهم دوراً حاسماً في تحقيق التأثير بكفاءة ووفقاً لمعايير عالية.

الصفات والتوقعات المطلوبة

يتطلب هذا الدور محترفاً يتمتع بتنظيم عالٍ ومبادرة واهتمام بالتفاصيل، ويكون مسؤولاً عن تقديم دعم تنفيذي وإداري شامل لضمان سير العمليات اليومية لـ MEFMA بسلاسة وكفاءة. يعمل هذا المنصب كذراع تشغيلي رئيسي وشريك موثوق للمدير التنفيذي، كما يعمل كنقطة تنسيق مركزية للفريق، مما يتيح الإنتاجية والتواصل الفعال وسير العمل السلس عبر الجمعية.

من خلال توقع الاحتياجات، وإدارة الأولويات، وتقديم دعم إداري عالي الجودة، يلعب هذا الدور جزءاً حيوياً في تعزيز فعالية القيادة ودعم التنفيذ الناجح لأنشطة MEFMA.

تعد عقلية الملكية، إلى جانب التحلي بالمرونة والمسؤولية والروح الإيجابية، أمراً أساسياً لجميع أعضاء فريق MEFMA، حيث يعمل كل فرد منهم كسفير لـ MEFMA أمام أعضائنا وشركائنا وموردينا وقطاع العمل ككل.

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات الإدارية:

دعم القيادة: تقديم دعم شامل للمدير التنفيذي وأعضاء مجلس الإدارة.

دعم المدير التنفيذي:

إدارة الجداول الزمنية والاجتماعات والمراسلات والوثائق والأولويات الإدارية مع الحفاظ على السرية التامة.

استباق الاحتياجات والمساعدة في تحسين وقت المدير التنفيذي وتركيزه وفعاليته.

تنسيق وإدارة التقويمات، وضمان الجدولة الفعالة وتحديد الأولويات.

إعداد التقارير والعروض التقديمية عند الحاجة.

تقديم دعم مرن في مهام أخرى تتجاوز متطلبات الوظيفة.

الدعم الإداري: تقديم دعم إداري شامل للفريق في أي مسائل مطلوبة.

إدارة المراسلات: التعامل مع جميع مراسلات MEFMA والرد عليها عبر قنوات التواصل الخاصة بالجمعية.

تنسيق الاجتماعات ومحاضر الجلسات: تنظيم الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتسجيل محاضر دقيقة، وضمان توزيعها في الوقت المناسب مع متابعة بنود العمل.

السفر والخدمات اللوجستية: ترتيب السفر والإقامة والخدمات اللوجستية لأعضاء الفريق والقيادة عند الحاجة.

حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات وملفات المكتب بالصيغتين الإلكترونية والورقية.

إدارة Dropbox: ضمان تنظيم Dropbox بشكل جيد وفقاً للإرشادات وإدارة أذونات الوصول لكل مجلد.

إدارة قواعد البيانات: إدارة وتحديث جميع قواعد بيانات MEFMA.

عمليات ومتطلبات المكتب:

الإشراف على سير العمليات المكتبية اليومية لضمان بيئة عمل فعالة.

ضمان صيانة وتجديد جميع المستلزمات المكتبية بما في ذلك القرطاسية، وأحبار الطابعات، والورق، والمناديل، وأي احتياجات أخرى.

ضمان تخزين وإغلاق جميع المعدات المكتبية والوثائق السرية بشكل آمن.

الحفاظ على نظافة المكتب وتنظيمه بشكل يومي.

فحص مخزن المكتب بانتظام وإزالة العناصر القديمة.

دعم تقنية المعلومات (IT): التعامل مع أي مسائل تتعلق بتقنية المعلومات.

مسؤوليات الموارد البشرية:

· الرقابة على الامتثال: ضمان التزام الفريق بسياسات وإجراءات MEFMA.

· إدارة الموارد البشرية: إدارة سجلات الموظفين، والعقود، وتصاريح العمل، والتأمين، وتتبع الإجازات، والمتطلبات الإدارية الأخرى للموارد البشرية.

· تنسيق التعيين (Onboarding): إدارة عملية انضمام الموظفين الجدد والمتدربين، وضمان اندماجهم السلس في MEFMA.

· دعم إنهاء الخدمة (Offboarding): الإشراف على عملية إنهاء التوظيف، بما في ذلك وثائق الخروج، واسترداد الأصول، وإلغاء الوصول إلى الأنظمة، وتنسيق التسويات النهائية، وتسليم المعرفة لضمان انتقال سلس ومتوافق.

· دعم التوظيف: المساعدة في أنشطة التوظيف بما في ذلك نشر الوظائف، وجدولة المقابلات، والتنسيق مع المرشحين، وإعداد الوثائق.

· تنسيق التدريب: المساعدة في تنظيم الدورات التدريبية ومبادرات التطوير المهني للفريق.

· مشاركة الموظفين: دعم المبادرات التي تعزز مشاركة الموظفين، ورفاهيتهم، وثقافة مكان العمل.

أي واجبات أخرى مطلوبة ومكلف بها من قبل المدير التنفيذي ومدير النمو.

المهارات

المتطلبات الأساسية:

اللغة: مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً؛ وتعتبر اللغة العربية ميزة إضافية.

الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمساعد تنفيذي أو سكرتير في دعم الإدارة العليا في الإمارات العربية المتحدة.

التنظيم والتنفيذ: مهارات استثنائية في التنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.

المبادرة وحل المشكلات: القدرة على المبادرة والابتكار، مع التمتع بالقدرة على إيجاد حلول عملية وحل التحديات بشكل مستقل.

الحضور التنفيذي: التمتع بالمهنية والمظهر اللائق والسرية والثقة عند التعامل مع كبار المسؤولين التنفيذيين والمهنيين رفيعي المستوى.