موظف استقبال وإداري مكتب — الخبر

يقدم مسؤول المكتب وموظف الاستقبال خدمات مكتب استقبال احترافية مع دعم الإدارة اليومية للمكتب، والعلاقات الحكومية، والتنسيق. يضمن هذا الدور سير عمليات المكتب بسلاسة، وفعالية التواصل، وتوفير بيئة مرحبة للموظفين والزوار، والتنسيق في الوقت المناسب للعمليات الحكومية والتنظيمية.

المؤهلات/الخبرة

شهادة الثانوية العامة كحد أدنى.

خبرة تتراوح بين سنتين إلى 5 سنوات في أدوار الاستقبال، أو الإدارة، أو المساعد الشخصي.

مهارات قوية في برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

مهارات تواصل احترافية وآداب التعامل عبر الهاتف باللغتين العربية والإنجليزية.

خبرة في دعم الإدارة العليا (ميزة إضافية).

خبرة في العمل مع الموردين ومقدمي الخدمات (ميزة إضافية).

الإلمام بالمنصات الحكومية السعودية مثل Qiwa وMuqeem وGOSI وMudad وبوابات الغرفة التجارية يعد ميزة إضافية.

فهم أساسي لعمليات التوظيف السعودية، وتصاريح العمل، والإقامة، وإدارة التأشيرات.

القدرة على التعامل مع معلومات الموظفين والشركة السرية بمهنية.

القدرة على تتبع الطلبات المتعددة، والمواعيد النهائية، والتجديدات، وتواريخ انتهاء صلاحية المستندات.

رخصة قيادة سعودية سارية المفعول تعد ميزة إضافية.

المهارات

إدارة الاستقبال والمكتب الأمامي

استقبال الزوار والترحيب بهم بمهنية.

الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة.

الرد على المكالمات الواردة، وتحويلها، وتصفيتها.

إدارة سجلات الزوار والتحكم في الدخول.

التعامل مع تسليم واستلام البريد السريع.

إدارة فتح وإغلاق المكتب.

دعم المهام الإدارية المتعلقة بالاستقبال.

إدارة المكتب

إدارة حجوزات تقويم الاجتماعات.

إعداد المستندات، ومسحها ضوئياً، وأرشفتها، وتوزيعها.

الحفاظ على أنظمة أرشفة دقيقة (يدوية وإلكترونية).

مراقبة وطلب القرطاسية والمستلزمات المكتبية.

استلام وتسجيل الشحنات والطرود

نقل الإشعارات والتحديثات الداخلية

تقديم الدعم الإداري العام عبر مختلف الأقسام

تنسيق المرافق والمكتب

تسجيل ومتابعة قضايا الصيانة (الإضاءة، السباكة، التكييف، إلخ)

التواصل مع المقاولين والموردين ومقدمي الخدمات

مراقبة وتصعيد المسائل المتعلقة بالمرافق

المساعدة في تغييرات تصميم المكتب، وتخطيط مساحات العمل، والنقل الداخلي

الاجتماعات والفعاليات ودعم المكتب

تنسيق لوجستيات الاجتماعات (الأماكن، الضيافة، المعدات)

المساعدة في فعاليات ومناسبات الشركة

دعم مبادرات مشاركة الموظفين

إعداد المواد وتنسيق الترتيبات للفعاليات الداخلية

التواصل والتنسيق

إدارة قنوات التواصل الداخلي (مثل الإشعارات، مجموعات WhatsApp)

العمل كنقطة تنسيق رئيسية بين الأقسام والإدارة

تقديم دعم تشغيلي وإداري عند الحاجة

ضمان تدفق المعلومات بسلاسة بين الفرق

دعم العلاقات الحكومية والتعقيب (PRO)

دعم إدارة منصات قوى (Qiwa)، ومقيم (Muqeem)، والتأمينات الاجتماعية (GOSI)، ومدد (Mudad)، والغرفة التجارية، وغيرها من المنصات الحكومية المعمول بها.

تنسيق الطلبات والتجديدات ومتابعة حالة تصاريح العمل، والإقامات، وتأشيرات الخروج والعودة، ونقل الخدمات، وغيرها من وثائق الموظفين.

التواصل مع معقب الشركة الخارجي المعتمد، ومستشاري العلاقات الحكومية، ومقدمي الخدمات المخولين.

إعداد وتقديم ومتابعة المستندات الداعمة المطلوبة للعمليات الحكومية والتنظيمية.

الاحتفاظ بسجل دقيق لتراخيص الشركة، ووثائق الموظفين، والتصاريح، وتواريخ الانتهاء.

تقديم إشعارات مسبقة بالتجديدات القادمة وتنسيق الإجراءات المطلوبة.